Última actualización: 17 de octubre de 2024
Esta Política de Privacidad describe cómo Hokma Technologies S.A.S. accede, recopila, utiliza y comparte la información personal y sensible de los usuarios de nuestra aplicación móvil disponible en Google Play Store. Cumplimos con los requisitos legales de protección de datos establecidos en las normativas aplicables.
I. Identificación del Responsable del Tratamiento
Nombre del Responsable: Hokma Technologies S.A.S.
Domicilio: Cra. 7 #180-30, Oficina 505, Centro Empresarial Los Naranjos, Bogotá D.C.
Correo electrónico de contacto: services@hokma.ai
II. Información que Recopilamos
Recopilamos los siguientes tipos de información:
- Información personal: Nombre, correo electrónico, número de teléfono, entre otros datos necesarios para el uso de nuestra aplicación.
- Datos sensibles: Sólo en los casos donde se cuente con el consentimiento expreso del usuario.
- Datos de uso: Información técnica sobre el dispositivo, el sistema operativo y patrones de uso dentro de la aplicación.
III. Uso de la Información
Utilizamos la información recopilada para:
- Proveer y mejorar la funcionalidad de la aplicación.
- Personalizar la experiencia del usuario.
- Enviar notificaciones relacionadas con la aplicación.
- Cumplir con requisitos legales.
IV. Compartir Información
Podemos compartir información personal con terceros en los siguientes casos:
- Con proveedores de servicios que ayudan a operar y mejorar la aplicación, siempre bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.
- Por razones legales cuando sea requerido por la ley o en respuesta a procesos judiciales.
V. Conservación y Eliminación de Datos
La información proporcionada por los usuarios será conservada mientras sea necesaria para el funcionamiento de la aplicación o mientras se mantenga la relación contractual. Los datos serán eliminados cuando dejen de ser necesarios o cuando el usuario solicite su supresión, salvo obligación legal de conservación.
VI. Seguridad de los Datos
Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger la información personal de accesos no autorizados, pérdida o destrucción.
VII. Derechos del Usuario
Los usuarios tienen derecho a:
- Acceder a su información personal.
- Rectificar información incorrecta o desactualizada.
- Solicitar la supresión de sus datos.
- Revocar el consentimiento para el uso de datos personales en cualquier momento.
Para ejercer estos derechos, puede contactarnos en services@hokma.ai
VIII. Modificaciones a la Política de Privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en nuestra página web hokma.ai y dentro de la aplicación. Se notificará a los usuarios en caso de cambios significativos.
IX. Contacto
Si tiene preguntas o inquietudes sobre esta Política de Privacidad, puede contactarnos en services@hokma.ai
Esta política está disponible de manera pública en la URL https://hokma.ai/politica-de-privacidad/ y dentro de la aplicación móvil.
Mayo de 2021
HOKMA TECHNOLOGIES SAS, Dispone de la siguiente política de tratamiento y protección de datos y los términos y condiciones de sus productos, en virtud y cumplimiento de lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, HOKMA TECHNOLOGIES SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales de la marca y todos sus productos, a la cual se da publicidad mediante divulgación en el portal web www.hokma.ai.
OBJETIVO
Establecer los criterios que se deben tener en cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, con el fin de protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información recolectada en virtud de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales a HOKMA.
Estos términos y condiciones crean un contrato entre usted e HOKMA TECHNOLOGIES SAS y sus productos y marca HOKMA, cuya aceptación de las condiciones se entiende mediante la utilización de nuestros servicios. Por favor, léalas detenidamente.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS se reserva la facultad de realizar modificaciones a la política de tratamiento y protección de datos personales. En caso de producirse cambios sobre esta política, se publicarán los nuevos términos en su página web www.hokma.ai señalando la fecha de entrada en vigencia de la nueva reglamentación. Si dicho cambio supone la modificación de la finalidad para la cual la información es recolectada se solicitará una nueva autorización al titular de los datos personales.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Nombre: HOKMA TECHNOLOGIES SAS
Domicilio: Bogotá D.C.
Correo electrónico para la atención de peticiones, consultas y reclamos: services@hokma.ai
Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información: 20 de mayo de 2021
Los datos personales proporcionados por sus titulares se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales brindados por los titulares de los mismos y recolectados por HOKMA TECHNOLOGIES SAS en cualquiera de los portales web y productos asociados a la marca HOKMA, convocatorias, invitaciones, eventos, redes sociales y demás actividades, en relación con la postulación y/o relación contractual del usuario, cliente y proveedor que haya participado o haya demostrado interés en participar de cualquiera de las actividades propias de los productos de HOKMA y de sus aliados.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS a través de su marca HOKMA dispondrá de la información provista por usuarios, clientes, proveedores de HOKMA, al momento de registrarse en sus plataformas digitales con la intención de activarlos, notificarlos y/o contactarlos por medios electrónicos, telefónicos, orales, visuales y escritos para la gestión, seguimiento y envío de las diferentes actividades propias de la aplicación y sus portales web y sus aliados, tales como convocatorias, eventos, propagandas, promociones y difusión, entre otros.
III. DEFINICIONES
De conformidad con la normatividad vigente, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para la aplicación e interpretación de los derechos de los titulares y los deberes del encargado del tratamiento de los datos personales contemplados a través de la presente política de tratamiento de datos.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. HOKMA TECHNOLOGIES SAS, se reserva la facultad para contratar a un tercero, para que actúe como encargado del tratamiento de datos personales, quedando en todo caso, sometido a la presente política de tratamiento de datos personales.
Productos y servicios HOKMA: Todos los portales web incluyendo (www.hokma.ai), aplicación para móviles Android – IOS (HOKMA), redes sociales de la marca.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Mecanismos Automáticos: Son aquellos procesos informáticos realizados para generar registros de las actividades de los visitantes de sitios Web y cuyo objeto es establecer patrones de actividad, navegación y audiencia, que no implican la identificación personal de aquellos suscriptores, usuarios y/o visitantes que accedan a las plataformas de HOKMA Sobre estos procesos informáticos, HOKMA TECHNOLOGIES SAS se reserva el derecho de usar dicha información general, a fin de establecer criterios que mejoren los contenidos de este sistema, en todo caso siempre disociados de la persona que dejó los datos en su navegación.
Mecanismos Manuales: Son requerimientos formales y expresos de información a los suscriptores, usuarios y/o visitantes de los sitios web que implican la recolección de datos personales tales como nombre, apellidos, domicilio, correo electrónico, ocupación, número de teléfono etc. Estos datos son recopilados por HOKMA TECHNOLOGIES SAS con el objeto de mejorar la calidad de información del portal y dar una mejor atención ante consultas de la ciudadanía.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS: Empresa propietaria y operadora de la marca y productos asociados a HOKMA.
IV. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA
La información y las recomendaciones consignadas en los portales asociados a HOKMA tienen la función de mejorar la experiencia de los usuarios en las plataformas digitales y de la comunidad de HOKMA en Colombia y el mundo a través de espacios de visibilidad y de reconocimiento para todos los actores relacionados con HOKMA.
La inscripción del “USUARIO” (entiéndase también, proveedores y usuarios), en los portales asociados a HOKMA será considerada como la aceptación de éstos sobre la política de tratamiento de datos personales. Los datos proporcionados por el usuario deben ser correctos, veraces y completos, por lo que el USUARIO asumirá toda responsabilidad sobre la falta de veracidad o exactitud en el suministro de los datos. HOKMA no utilizará esta información para identificar al titular de los datos personales, y esta sólo será usada para realizar la gestión de los procesos internos y externos con entidades aliadas y entidades públicas y privadas con las que HOKMA tenga contratos, alianzas y convenios, las cuales hacen parte de la ejecución del programa de acompañamiento en las fases HOKMA y demás servicios que se prestan a través de la plataforma, de igual manera en el mejoramiento de los procesos de marketing y venta de los productos y servicios asociados a la marca.
HOKMA puede utilizar información de los proveedores, clientes y usuarios de la aplicación y sus portales web para contactarlos en caso de requerirse, para el correcto diligenciamiento de los formularios establecidos, ya sea para las convocatorias, eventos, difusión y demás actividades propias de las actividades de HOKMA, en las cuales el usuario se registra. Así mismo, tal información podrá compartirla con las instituciones aliadas, entes públicos, privados y demás actores del ecosistema digital y de la comunidad de HOKMA con los cuales la comunidad de HOKMA tiene relación directa, como parte del proceso de acompañamiento, visibilidad, difusión, mentorías, asesorías y las otras herramientas que implemente de HOKMA para el cumplimiento de su misión y de su actividad comercial.
En caso que los datos proporcionados por un usuario resultaran falsos, inexactos o engañosos, HOKMA TECHNOLOGIES SAS y sus productos asociados a HOKMA quedarán facultados, sin perjuicio de otras medidas legales a su disposición, a retirar, denegar o suspender los beneficios otorgados al usuario por la presente política de tratamiento de datos personales.
El uso de los servicios ofrecidos por parte de HOKMA o por parte de terceros en la plataforma de HOKMA, no otorga al usuario derecho de propiedad intelectual, ni derecho alguno sobre los derechos de autor sobre los servicios de HOKMA o respecto del contenido al que acceda. El usuario no podrá utilizar el contenido de los servicios de HOKMA a menos que obtenga el correspondiente permiso o que ello esté permitido por ley. Estas condiciones no le otorgan al usuario el derecho de utilizar la marca HOKMA o logotipo alguno utilizado en los servicios de HOKMA, por lo que el usuario no deberá eliminar, ocular, ni modificar ningún aviso legal mostrado en los servicios de HOKMA o junto a ellos.
Los servicios ofrecidos en la plataforma de HOKMA pero que son prestados por terceros, son de responsabilidad exclusiva de la entidad que lo pone a disposición. No obstante, HOKMA podrá revisar el contenido para determinar si el contenido prestado por el tercero es ilegal o si infringe nuestras políticas, quedando facultada HOKMA para eliminar o rechazar la visualización de dicho contenido, lo cual no significa que HOKMA revise contenido.
Respecto de la entrega de información recopilada por medio de los mecanismos automáticos señalados en el numeral de “definiciones” y, que no contengan identificación personal de los suscriptores, usuarios y/o visitantes de la página, podrá ser utilizada para informar a entidades públicas, gubernamentales o a terceros sobre patrones de actividad, navegación, audiencia y caracterización general de este sistema.
En relación con los datos personales de los usuarios, recolectados a través de mecanismos manuales u otros medios, éstos serán tratados con el objeto de mejorar la calidad de información de HOKMA y dar una mejor atención ante consultas de la ciudadanía.
Los datos personales también serán utilizados por HOKMA TECHNOLOGIES SAS, para:
Proveer, suministrar, comercializar productos y servicios
Publicar, mostrar y promocionar en los portales asociados a HOKMA y en la geolocalización e información de las apps.
Desarrollar y difundir productos, promociones, servicios que estén relacionados a la marca HOKMA y productos y servicios de su operador HOKMA TECHNOLOGIES SAS.
Informar sobre cambios en la presente política.
Realizar actividades de mercadeo y promoción a sus clientes, usuarios, proveedores, mediante correo electrónico, correo físico, dispositivos móviles y celulares, mediante notificaciones PUSH y mensajes SMS y/o MMS.
Realizar estudios comerciales y de mercadeo.
Compartir los datos personales recolectados con terceros y aliados que faciliten la mejora en la prestación de los servicios de comercialización de los productos y servicios de HOKMA TECHNOLOGIES SAS y sus productos digitales y físicos.
V. SERVICIOS NO OFRECIDOS POR HOKMA
HOKMA TECHNOLOGIES SAS le permite al usuario acceder o adquirir servicios que no son parte de HOKMA, como parte del proceso de acompañamiento a los usuarios y/o emprendedores. En su proceso de gestor del emprendimiento en Colombia, HOKMA TECHNOLOGIES SAS puede inhabilitar y/o poner a disposición nuevos servicios según las necesidades dentro de su proceso comercial.
Cuando el usuario adquiere productos que no son de HOKMA TECHNOLOGIES SAS y/o de la marca HOKMA, pero que pone a su disposición a través de los portales de HOKMA o de otros medios que provee HOKMA, usted acepta los términos y condiciones de la alianza o convenio que esté solicitando.
La cancelación de cualquier suscripción a un producto que sea ofrecido pero no suministrado directamente por HOKMA TECHNOLOGIES SAS y su marca HOKMA está sujeta a los términos entre el usuario y el tercero que proporciona el producto. La cancelación de la suscripción del usuario no modificará su obligación de pagar todos los cargos realizados o cualquier importe que se adeude de otro modo.
VI. SOPORTE Y SERVICIO AL CLIENTE
Hace referencia a todo soporte o asesoría prestada al usuario en virtud de su participación en los portales de HOKMA. HOKMA garantiza que el soporte a los usuarios, se prestará con diligencia y aptitudes profesionales.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS será la encargada de la recolección y el Tratamiento de Datos Personales, la autorización y los registros almacenados, en todos los casos, impidiendo que se deterioren, pierdan, alteren o se usen sin autorización y conservarlos con la correspondiente seguridad.
Las comunicaciones que se reciban por cualquier otro medio, como chats, redes sociales o cualquier otro medio, serán atendidas con diligencia y profesionalismo y serán enrutadas a los canales mencionados anteriormente.
VII. USO DE LA PLATAFORMA
HOKMA TECHNOLOGIES SAS se reserva el derecho a realizar la eliminación y activación de Usuarios para el uso de sus plataformas a aquellos que demuestren comportamientos nocivos para la comunidad en general y/o utilicen lenguajes de carácter ofensivo en los foros y servicios de comunicaciones que provee la plataforma.
El Usuario únicamente podrá utilizar las plataformas digitales asociadas a HOKMA en los términos de la presente política de tratamiento de datos personales. En consecuencia, el usuario no podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni eludir las limitaciones técnicas del producto, salvo que la legislación aplicable lo permita a pesar de esta limitación. Así mismo, el usuario no podrá desactivar, alterar ni, de otro modo, intentar burlar cualquier mecanismo de seguridad con la intención de conocer, alterar y/o atentar contra la seguridad de la información y de los servicios que provee HOKMA TECHNOLOGIES SAS y sus marcas asociadas.
Del mismo modo, el usuario no podrá subir, enviar o de otra manera transmitir algún contenido que pueda resultar contrario a la ley, orden público, contenido dañino, abusivo, despectivo, difamatorio, vulgar, obsceno, invasivo o privado, racista, xenófobos, o cualquier comportamiento objetable. Tampoco podrá subir, enviar o transmitir algún contenido sin acreditar legalmente los derechos necesarios para hacerlo (por ejemplo, la información al interior de una empresa, propietaria y confidencial aprendida o divulgada como parte de relaciones del empleo o según los términos de acuerdos de un contrato). Así mismo, le está prohibido al Usuario enviar, subir o transmitir algún contenido comercial o publicitario en sus medios y productos digitales sin autorización expresa de HOKMA TECHNOLOGIES SAS.
Por último, el usuario no podrá subir, enviar o transmitir algún material que contenga virus o algún código computacional como archivos o programas diseñados para interrumpir, destruir o limitar la funcionalidad de algún software, hardware o equipo de telecomunicaciones.
VIII. RESPONSABILIDAD DEL USO Y DE LA INFORMACIÓN DE LAS CUENTAS DEL USUARIO EN LAS PLATAFORMAS DIGITALES
Los Usuarios serán responsables de mantener la confidencialidad de cualquier credencial de autenticación no pública relacionada con el uso que hace de los servicios. Así mismo, el Usuario también será el responsable de aportar información correcta, veraz, confiable y susceptible de verificación, en el entendido que la labor de HOKMA TECHNOLOGIES SAS se limita a acopiar la información suministrada por el titular de la información.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS dará un correcto uso y tratamiento a los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. En ese sentido, HOKMA cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
Así mismo, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los funcionarios y contratistas de HOKMA TECHNOLOGIES SAS del mismo modo, a todos los colaboradores de HOKMA TECHNOLOGIES SAS se les ha instruido sobre la presente política de tratamiento de datos personales dentro de sus plataformas digitales.
La información personal suministrada por los Usuarios de las plataformas digitales administradas por HOKMA TECHNOLOGIES SAS, está asegurada por un código de verificación único enviado al correo electrónico registrado por el usuario. Código de acceso al cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicho código.
Sin perjuicio de las medidas adoptadas para garantizar la seguridad de la información almacenada en las bases de datos, HOKMA TECHNOLOGIES SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.
IX. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
En todo momento, el usuario podrá ejercer los derechos reconocidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en especial aquellos contemplados en el artículo 8°, a saber:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que cualquiera de estos le hayan dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Para tales efectos en la atención de las peticiones, quejas y/o reclamos de los titulares de los datos y la información para que puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, se disponen de canales de atención electrónica, enviando cualquier solicitud al e-mail: services@hokma.ai
X. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
XI. DEBERES DE HOKMA TECHNOLOGIES SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
En el tratamiento y protección de datos personales, HOKMA TECHNOLOGIES SAS tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizado el tratamiento de sus datos.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
XII. RESPONSABILIDAD DE HOKMA
Excepto por lo que se establece expresamente en estas condiciones o en condiciones adicionales, ni HOKMA TECHNOLOGIES SAS, ni sus aliados, ni sus proveedores o distribuidores realizan promesa alguna específica sobre los servicios. De esta manera, HOKMA TECHNOLOGIES SAS no asume ningún compromiso respecto al contenido de los servicios, la función específica de los servicios, o su confiabilidad, disponibilidad o capacidad para satisfacer sus necesidades, por lo cual, lo servicios se proporcionan “tal como están”.
XIII. AUTORIZACIÓN.
Los usuarios al momento de hacer uso de las plataformas digitales asociadas a HOKMA declaran haber leído detenidamente, conocer y aceptar la presente Política de Tratamiento de datos personales, conforme a lo previsto en la normatividad vigente aplicable a la materia. Por ello, para realizar el registro de usuario en la plataforma, deberá aceptar la Política de Tratamiento de datos personales de HOKMA, requisito sin el cual no podrá finalizar el registro.
En todo caso, la autorización solicitada deberá ser previa al tratamiento de datos personales. La constancia de la autorización podrá estar consignada en archivos físicos o electrónicos, siempre que pueda determinarse el registro de la forma de autorización, fecha y hora de la misma.
Tratándose de menores de edad, debe tenerse en cuenta que el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños y adolescentes; b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
XIV. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a HOKMA TECHNOLOGIES SAS y a sus aliados para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, de manera total en relación con las finalidades autorizadas y, por lo tanto, HOKMA TECHNOLOGIES SAS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos. Por otro lado, la revocatoria de la autorización también podrá ser parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, HOKMA TECHNOLOGIES SAS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
XV. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
XVI. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Como regla general está prohibido el tratamiento de datos sensibles y por tanto, HOKMA TECHNOLOGIES SAS no solicitará información relativa, entre otros aspectos, a: el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Se entenderá que los criterios aquí enlistados son enunciativos y no taxativos y, en consecuencia, cualquier otro factor podrá enmarcarse como dato sensible.
Así mismo, se informa que la entrega de los datos sensibles es una potestad del titular de la información, quien no estará obligado a suministrarlos. Sin embargo, en caso de recolectar datos sensibles con la debida autorización del titular, HOKMA TECHNOLOGIES SAS podrá hacer uso de los mismos cuando:
El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
XVII. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES.
En consonancia con la normatividad vigente sobre la materia, a continuación, se describe el procedimiento para la atención de los diferentes requerimientos que sean elevados por el titular de los datos personales ante HOKMA TECHNOLOGIES SAS.
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
(i) Nombre completo y apellidos
(ii) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
(iii) Medios para recibir respuesta a su solicitud
(iv) Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
(v) Firma (si aplica) y número de identificación.
Consultas:Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en HOKMA TECHNOLOGIES SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.En relación con la atención de solicitudes de consulta de datos personales, HOKMA TECHNOLOGIES SAS garantiza lo siguiente:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las consultas podrán formularse al correo services@hokma.ai
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante HOKMA el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico services@hokma.ai Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Petición de actualización y/o rectificación: HOKMA TECHNOLOGIES SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico services@hokma.ai indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
HOKMA TECHNOLOGIES SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitarle a HOKMA TECHNOLOGIES SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados lo datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HOKMA TECHNOLOGIES SAS, sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia HOKMA TECHNOLOGIES SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
XVIII. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, HOKMA TECHNOLOGIES SAS realizará la inscripción de las bases de datos que tenga a su cargo en el registro nacional de bases de datos que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
XIX. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, HOKMA TECHNOLOGIES SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XX.VIGENCIA: Esta versión de la Política rige a partir del 20 de mayo de 2021.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en La Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. En todo caso, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información