Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Esta Política de Privacidad describe cómo HOKMA TECHNOLOGIES S.A.S. accede, recopila, utiliza, conserva y comparte la información personal y sensible de los usuarios de sus aplicaciones, portales web, productos digitales, redes sociales y demás servicios asociados a la marca HOKMA.
I. Identificación del Responsable del Tratamiento
Nombre: HOKMA TECHNOLOGIES S.A.S.
Domicilio: Bogotá D.C. / Cra. 7 #180-30, Oficina 505, Centro Empresarial Los Naranjos.
Correo electrónico: services@hokma.ai
Fecha de entrada en vigencia: 20 de mayo de 2021.
Los datos personales proporcionados por sus titulares se conservarán mientras no se solicite su supresión y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
II. Información que Recopilamos
HOKMA TECHNOLOGIES S.A.S. podrá recopilar los siguientes tipos de información:
- Información personal: nombre, correo electrónico, número de teléfono, domicilio, ocupación y demás datos necesarios para el uso de los servicios.
- Datos sensibles: únicamente cuando se cuente con autorización previa, expresa e informada del titular.
- Datos de uso: información técnica del dispositivo, sistema operativo, patrones de navegación y actividad dentro de la aplicación o portal.
- Mecanismos automáticos: registros informáticos para analizar actividad, navegación, audiencia y patrones de uso.
- Mecanismos manuales: información suministrada directamente por usuarios, clientes, proveedores o visitantes.
III. Ámbito de Aplicación
La presente política aplica a los datos personales brindados por titulares y recolectados por HOKMA en sus portales web, aplicaciones móviles, redes sociales, convocatorias, invitaciones, eventos, alianzas, productos, servicios digitales y demás actividades asociadas a la marca HOKMA.
HOKMA podrá contactar a usuarios, clientes y proveedores por medios electrónicos, telefónicos, orales, visuales y escritos para la gestión, seguimiento y envío de información relacionada con sus servicios, eventos, promociones, actividades comerciales y comunicaciones institucionales.
IV. Definiciones
Para la aplicación de esta política se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes definiciones:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la política.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
- Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible.
- Datos sensibles: datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
- Transferencia: envío de datos personales a otro responsable dentro o fuera del país.
- Transmisión: comunicación de datos para tratamiento por cuenta del responsable.
V. Finalidad de la Información Recolectada
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
- Proveer, suministrar, comercializar y mejorar productos y servicios.
- Personalizar la experiencia del usuario en aplicaciones y portales.
- Enviar notificaciones relacionadas con la aplicación, servicios o actividades de HOKMA.
- Gestionar convocatorias, eventos, promociones, difusión, mentorías, asesorías y actividades comerciales.
- Realizar actividades de mercadeo, promoción y comunicación mediante correo electrónico, SMS, MMS, notificaciones PUSH u otros medios.
- Realizar estudios comerciales, estadísticos, de mercado y análisis de uso.
- Compartir datos con aliados o terceros autorizados para mejorar la prestación de los servicios.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales, judiciales o administrativas.
- Informar sobre cambios en la presente política.
VI. Compartir Información
HOKMA podrá compartir información personal en los siguientes casos:
- Con proveedores de servicios que apoyen la operación y mejora de la aplicación o plataformas.
- Con aliados estratégicos, entidades públicas o privadas relacionadas con los servicios ofrecidos.
- Cuando sea requerido por ley, autoridad administrativa, judicial o entidad competente.
- Con terceros autorizados expresamente por el titular o por la normatividad vigente.
VII. Servicios no Ofrecidos Directamente por HOKMA
HOKMA puede permitir el acceso a servicios, productos o beneficios ofrecidos por terceros. En estos casos, la prestación, cancelación, condiciones comerciales y responsabilidades estarán sujetas a los términos establecidos entre el usuario y el tercero proveedor del servicio.
VIII. Soporte y Servicio al Cliente
HOKMA garantiza que el soporte a los usuarios se prestará con diligencia y aptitudes profesionales. Las comunicaciones recibidas por correo, redes sociales, chats u otros medios serán atendidas y enrutadas a los canales correspondientes.
IX. Uso de la Plataforma
El usuario deberá utilizar las plataformas digitales asociadas a HOKMA conforme a esta política, la ley y las buenas prácticas de uso. Está prohibido:
- Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o eludir limitaciones técnicas.
- Alterar, desactivar o burlar mecanismos de seguridad.
- Subir o transmitir contenido ilegal, ofensivo, difamatorio, abusivo, discriminatorio o contrario al orden público.
- Publicar contenido sin contar con los derechos necesarios.
- Enviar contenido comercial o publicitario sin autorización expresa de HOKMA.
- Transmitir virus, código malicioso o programas diseñados para afectar sistemas informáticos.
X. Responsabilidad del Usuario
Los usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, códigos de verificación y cualquier mecanismo de autenticación relacionado con el uso de los servicios.
El usuario también será responsable de suministrar información correcta, veraz, confiable y susceptible de verificación.
XI. Derechos de los Titulares
Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, especialmente:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
Para ejercer estos derechos, el titular podrá comunicarse al correo: services@hokma.ai.
XII. Personas a Quienes se Puede Suministrar Información
- A los titulares, sus causahabientes o representantes legales.
- A entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- A terceros autorizados por el titular o por la ley.
XIII. Deberes de HOKMA
HOKMA TECHNOLOGIES S.A.S. tendrá, entre otros, los siguientes deberes:
- Garantizar al titular el pleno ejercicio del derecho de habeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada.
- Informar al titular sobre la finalidad de la recolección.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
- Actualizar y rectificar oportunamente la información.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
- Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad.
- Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas.
- Usar los datos personales solo para las finalidades autorizadas.
XIV. Autorización
Los usuarios, al hacer uso de las plataformas digitales asociadas a HOKMA, declaran haber leído, conocido y aceptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
La autorización deberá ser previa al tratamiento de datos personales y podrá constar en medios físicos o electrónicos, siempre que permita verificar la fecha, hora y forma de autorización.
XV. Revocatoria de la Autorización
Los titulares podrán revocar en cualquier momento la autorización otorgada a HOKMA o solicitar la supresión de sus datos personales, siempre que no exista una disposición legal o contractual que impida dicha eliminación.
XVI. Casos en los que no se Requiere Autorización
- Información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
XVII. Tratamiento de Datos Sensibles
Como regla general, HOKMA no solicitará información sensible, salvo cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular o cuando la ley permita su tratamiento.
La entrega de datos sensibles es facultativa. El titular no está obligado a suministrarlos.
XVIII. Procedimiento para Consultas, Reclamos, Actualización y Supresión
Para radicar una solicitud, el titular deberá suministrar:
- Nombre completo y apellidos.
- Datos de contacto: dirección física, electrónica y teléfono.
- Medio para recibir respuesta.
- Motivo o hechos que dan lugar al reclamo.
- Derecho que desea ejercer: conocer, actualizar, rectificar, revocar, suprimir o acceder a la información.
- Firma, si aplica, y número de identificación.
Consultas
Serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará una nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
El reclamo será tramitado conforme a la ley. Si se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles.
Actualización o Rectificación
El titular deberá enviar la solicitud al correo services@hokma.ai indicando la información que desea actualizar o rectificar y aportando los soportes correspondientes.
Supresión de Datos
El titular podrá solicitar la eliminación de sus datos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley, hayan dejado de ser necesarios o se haya cumplido la finalidad para la cual fueron recolectados.
XIX. Seguridad de la Información
HOKMA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a las bases de datos se encuentra restringido y los colaboradores de HOKMA han sido instruidos sobre el cumplimiento de esta política.
XX. Registro Nacional de Bases de Datos
HOKMA TECHNOLOGIES S.A.S. realizará la inscripción de las bases de datos que tenga a su cargo en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
XXI. Modificaciones a la Política
HOKMA se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en la página web www.hokma.ai y, cuando sea necesario, dentro de la aplicación.
Si el cambio implica una modificación de la finalidad para la cual se recolecta la información, se solicitará una nueva autorización al titular de los datos personales.
XXII. Vigencia
Esta versión de la política rige a partir del 20 de mayo de 2021.
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas. Una vez cumplidas dichas finalidades, y siempre que no exista deber legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados.